キャンセル料の請求から支払い確認までをまとめる｜セイキューペイ

店舗が予約キャンセル料を請求する際には、金額を決めるだけでなく、相手への案内と、その後の支払い確認が必要になります。セイキューペイは、請求を登録し、SMS・メールで案内して決済状況を確認する流れを、店舗向けのサービスとして開発しました。

設計の出発点は、店舗担当者が「どの請求について、いま何を確認しているか」を把握できることです。連絡の履歴と支払いの状態を別々に探すより、対象の請求を起点に確認できる関係を持たせています。請求するかどうか、どの金額を案内するかという店舗側の判断と、システムによる登録・通知・状態管理の役割も分けて考えています。

担当者は顧客情報とキャンセル料の金額を登録し、SMS・メールで支払いを案内します。顧客は案内から支払いへ進み、店舗側は管理画面でその請求の状況を確認します。

未払いの請求を確認する際にも、同じ記録から対象顧客と金額を把握できます。請求を送ったかどうかと、支払いが済んだかどうかを分けて確認する流れです。

たとえば、店舗担当者が予約キャンセルに伴う請求を作成する場面です。対象の顧客と金額を登録し、SMS・メールで支払いを案内します。その後、接客や店舗運営へ戻った際にも、管理画面から請求の状況を確認できます。

後日、顧客から問い合わせがあれば、どの請求についての連絡かを確認します。同じ請求の記録から金額と支払い状態を見られるため、案内した内容と現在の状況を対応させて確認する使い方です。

複数の請求を扱う場合も、未払いか、支払いが済んでいるかを請求ごとに確認します。担当者が覚えている連絡の内容だけに頼らず、記録を見て次の対応を判断するための管理画面です。

SMSやメールの案内と、相手の支払いは別の出来事です。送付できたことだけで請求対応が完了したと見なすと、後から未払いの状況を確認しにくくなります。サービスでは請求ごとの支払い状態を確認する接点を設け、担当者が案内後も対象の記録を追えるようにしています。

利用例としては、店舗担当者が案内済みの請求を開き、支払い状況を確認してから次の対応を考える場面です。店舗が請求と決済の状況を管理できるサービスを開発・運営していることが本事例の到達点です。公開後の維持管理も含め、自社で継続して扱っています。

顧客への案内と支払い確認を同じ請求に結び付けています。担当者は、どの顧客にいくら請求したのかを確認し、その後の対応を判断できます。

請求を作成する操作だけで終わらず、案内後も店舗側が状況を把握できることをサービスの主題にしています。

管理画面では、請求を作成する操作と、既に作成した請求を確認する操作の両方を扱います。作成時には請求先と金額を確かめ、確認時には対象の請求と決済状態を見ます。

担当者は請求対応だけを行っているとは限りません。接客や予約の対応と並行して利用することを考え、請求ごとの状況を確認できる構成にしています。複雑な処理の説明より、どの請求を調べるかが分かることを優先する考え方です。

顧客側は送られた案内から支払いへ進み、店舗側は同じ請求の状況を確認します。双方の接点を用意することで、案内する操作と確認する業務をWeb上でつないでいます。

UHDが開発・運営するキャンセル料請求サービスです。店舗が請求を登録し、案内を送って支払い状況を確認するまでの画面と決済連携を開発しました。公開後も追加開発と運用保守を続けています。

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請求作成、SMS・メールによる案内、支払い状況を確認する自社Webサービスを開発・運営しています。店舗担当者向けの管理画面を備え、請求ごとの状況を確認できるようにしました。

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